Xerox begon vorig jaar met de herstructurering van haar eigen leasemaatschappij
voor de sales van zijn documenttechnologie. Daarbij nam Marco Meijboom,
Risk Manager Leasing, de implementatie van een systeem voor klantacceptatie
ter hand. Hij integreerde de bedrijfsgegevens van Dun & Bradstreet.
‘We kennen onze klanten nu pas echt.’
Xerox is wereldwijd marktleider in documentmanagement, zowel in technologie
als in dienstverlening. Denk aan digitale persen, multifunctionele apparatuur
en netwerkprinters, maar ook aan manieren om efficiënter documenten
en kennis te delen tussen medewerkers van bedrijven. In Amerika is Xerox
zó bekend dat de merknaam synoniem is geworden voor kopiëren, een knap
staaltje branding. Het internationale bedrijf levert niet alleen systemen,
maar verzorgt ook de financiering ervan. Klanten kunnen bijvoorbeeld
een printstraat of een drukpers leasen. Marco Meijboom, Risk Manager
Leasing, werkte voordat hij bij Xerox aan de slag ging onder andere
bij de Engelse bank Barclays. ‘Daar kende ik Dun & Bradstreet van. We
gebruikten hun additionele informatie over bedrijven om het risico van
een lening te bepalen.’ Meijboom startte in 2007 zijn werk bij Xerox.
Hij werd betrokken bij de herstructurering van de eigen leasemaatschappij
van Xerox onder de naam Xerox Financial Services.
Scoringscijfer
Meijboom was nauw betrokken bij het opzetten en implementeren van iLease
in Nederland en Scandinavië, de module die risicomanagement van de leaseoperatie
linkt met ERP. ‘Dat systeem moest helemaal van de grond af aan worden
opgebouwd.’ In iLease zitten NAW-gegevens, maar ook data van de Kamer
van Koophandel en eigen data over betalingshistorie en exposures. Meijboom
pakte de implementatie in Nederland op, zodanig dat dat het eerste land
was waar het systeem live ging. Hij werd daarom gevraagd om ook de implementatie
in Scandinavië te begeleiden. ‘We hadden een andere bedrijfsinformatieleverancier,
maar bij het testen bleek dat we met hun gegevens maar 45 procent van
onze klanten dekten. Ik wist vanuit mijn ervaring bij Barclays dat Dun
& Bradstreet die score flink omhoog zou kunnen krijgen.’ Voor Meijboom
reden om het gesprek aan te gaan met Dun & Bradstreet. Hij wilde dat
standaardaanvragen (bij Xerox small tickets genoemd) beneden de 75.000
dollar automatisch door een scoringsmodel worden gehaald. Meijboom:
‘Wordt een aanvraag door het systeem afgekeurd, dan duik je als credit
manager en risk manager dieper in de informatie.’ Voor grotere bedragen
gebruikt Meijboom de data verkregen uit het systeem van Dun & Bradstreet
om het risicoprofiel van de klant te bepalen en vervolgens advies te
geven aan de directie.
Met de data van Dun & Bradstreet gekoppeld aan iLease krijgt Xerox
onder meer antwoord op vragen als hoe oud het bedrijf is, wat de grootte
is, hoe lang het bedrijf bestaat, wat is zijn betalingshistorie en wat
is de cashflow? Middels een externe link verkrijgt Xerox tevens informatie
of de onderneming op de US export trade-lijst staat. Meijboom: ‘Het
voordeel is dat we bij Dun & Bradstreet onze eigen definities kunnen
aandragen. Welke gegevens vinden we bij de beoordeling van de aanvraag
van belang?’ In het acceptatiebeleid neemt Xerox ondermeer de kredietwaardigheidrating
van Dun & Bradstreet, zijn eigen data over days sales outstanding van
klanten en de huidige exposure naar het betreffende bedrijf mee. De
dekkingsgraad van de informatie over de klanten is nu 85 procent, waar
die eerst 45 procent was. Meijboom: ‘Een concrete plus: we kennen onze
klanten nu beter dan ooit.’ Dat kan in sommige gevallen een miskleun
besparen, maar het helpt ook in de onderhandeling met klanten. Meijboom:
‘Wellicht kunnen we door middel van een aangepaste betalingsregeling
toch zakendoen. Met die gegevens, heeft de accountmanager de mogelijkheid
om het gesprek aan te gaan. Hij kan kijken wat er binnen de grenzen
van ons betalingsbeleid toelaatbaar en billijk is.’
Verrijken
Eind 2007 stuurde Xerox zijn klantendatabase met zesduizend records
naar Dun & Bradstreet om deze te laten verrijken met specifieke bedrijfsinformatie.
Vervolgens voegden beide partijen kredietlimieten per klant toe. Elk
kwartaal stuurt Dun & Bradstreet automatisch een op maat gemaakte update
naar Xerox. Meijboom: ‘Alle nieuwe klanten gaan door een scoringsmodel,
waarbij ze meer punten krijgen naarmate ze kredietwaardiger zijn. Het
systeem geeft een signaal over de nieuwe klant af naar Dun & Bradstreet.
Zij komen bij ons terug met gegevens die via een xml-file rechtstreeks
in ons systeem worden ingelezen.’ Daarmee heeft Xerox snel beschikking
over de nieuwste informatie van bedrijven. Meijboom: ‘Sommige branches,
bijvoorbeeld notariskantoren, geven niets prijs over hun omzet en jaarcijfers.
Dan is het belangrijk dat we een schets kunnen maken van de omstandigheden
waarin de branche en het specifieke bedrijf verkeren.’ Daarnaast levert
Xerox drukpersen aan de grafische industrie. Die sector staat vanwege
sterke concurrentie flink onder druk. Meijboom: ‘Soms gaat het over
heel veel geld. Dan willen we weten of we met een betrouwbaar bedrijf
van doen hebben of eventueel betalingsgaranties moeten eisen.’
Een van de grootste aanvragen ging over een drukpers ter waarde van
2,5 miljoen dollar. Meijboom maakte o.a op basis van bedrijfsinformatie
van Dun & Bradstreet een rapport over het risicoprofiel van die specifieke
klant, waarna de CFO van Xerox in Amerika de knoop doorhakte. Ook maakt
Meijboom gebruik van de landeninformatie van Dun & Bradstreet om internationale
klanten te beoordelen. Kan de klant uit China, Azerbeidzjan of Kazachstan
wel betalen? Hoe ziet het zakelijke klimaat er in die landen uit? Welke
zekerheden moeten er worden geregeld? Meijboom: ‘Die informatie is heel
specifiek. Om een voorbeeld te geven: in Saudi-Arabië bestaan geen adressen.
Een bedrijf staat in de database dan exact vermeld: ‘de weg tussen twee
steden, na de tweede lantaarnpaal rechts.’ Zo gedetailleerd is die database.’
Xerox deelt zijn klanten in in negen klantenprofielen, die lopen van
high naar minimal risk. ‘Aan de hand van het scoringsmodel komen klanten
in één van de profielen terecht. Op die manier geven we ons kredietbeleid
handen en voeten, zonder dat daar een leger aan medewerkers aan te pas
komt.’
Kijkje in keuken
Financieel inzicht en een kijkje in de keuken van het betalingsgedrag
van de klant. Die twee punten ziet Meijboom als de grootste winst van
de samenwerking met Dun & Bradstreet. ‘Op het juiste moment kunnen we
met de juiste gegevens een juist oordeel vellen over de acceptatie van
de klant.’ Daarbij komt dat Meijboom ook lijsten met prospects van Dun
& Bradstreet wil betrekken. ‘Op wie kunnen wij ons met onze sales het
beste richten?’ Bedrijven waarmee het bedrijf minder risico loopt, zouden
dan betere voorwaarden kunnen krijgen. ‘Risk reward pricing heet dat’,
verklaart Meijboom. Zover is het nog niet, maar Meijboom ziet de mogelijkheden.
‘Dun & Bradstreet helpt ons efficiënt de risico’s van zakendoen te verminderen.’
